El 2020 significó para las empresas en todo el mundo un reto y una oportunidad para modificar rápidamente sus operaciones y adaptarse al nuevo entorno empresarial, y para las PyMEs el desafío fue aún mayor.

De acuerdo a datos de la Encuesta sobre el Impacto Generado por COVID-19 en las Empresas (INEGI, segunda edición), de los 4.9 millones de empresas registradas en los Censos Económicos 2019 el 99.8% pertenecen al sector de las micro, pequeñas y medianas empresas; de las cuales sobrevivieron 3.9 millones (79.19%); poco más de un millón (20.81%) cerraron sus puertas definitivamente, y nacieron 619 mil 443 que representan 12.75% de la población de negocios del país.

Las PyMEs pueden estar en el camino de un año más positivo en comparación con el anterior, por ello, es aún más importante comenzar a revisar las políticas y los procedimientos que han implementado y realizar ajustes teniendo en cuenta el clima empresarial actual.

Un área que debe revisarse es la política de gestión de facturación de una compañía, o incluso, es probable que en algunos casos ésta no exista y deba desarrollarse. Aunque al principio puede parecer un proceso que consume mucho tiempo, las compañías pequeñas que operan sin una política de gestión de facturación arriesgan ineficiencias que podrían conducir a costos más elevados.

“Hoy, más que nunca, es indispensable que las empresas de todo tamaño maximicen sus recursos, controlen sus gastos y agilicen sus procesos de negocio a través de una planificación estratégica, comenzando con el establecimiento de políticas bien definidas”, afirmó Ángel Morfín, director general de SAP Concur. 

Entre los principales procesos está la relación con clientes y proveedores para lo cual es necesario contar con un eficiente proceso de facturación impulsado digitalmente para proporcionar agilidad, rentabilidad, cumplimiento, transparencia y competitividad de cara a los mercados que cada vez son más exigentes”.

Siete consejos para ayudar a las PyMEs a crear o actualizar su política de gestión de facturación:

  1. Inclusión – Invite a participar a sus colaboradores de diferentes departamentos para crear o actualizar la política de facturación y agilizar la información que requiere el equipo de finanzas. También puede ayudar a que sean ellos mismos defensores de la política para garantizar la coherencia y el cumplimiento.
  2. Digitalización- En el proceso de revisión de procedimientos, las empresas deben buscar vías para trabajar con los proveedores de una forma más eficiente. Por ejemplo, si aún envían facturas impresas solicite que las envíen por correo electrónico. Además, los proveedores a los que se les pague con cheque que ahora se pueda hacer a través de la Cámara de Compensación (ACH por sus siglas en inglés) o vía electrónica.
  3. Claridad – Enfóquese en los aspectos básicos y asegúrese de que el documento sea fácil de entender. Asegúrese de que otros departamentos revisen los borradores antes de finalizar para que las políticas sean justas para todos.
  4. Beneficios – Es más probable que los colaboradores se adhieran a una política de gestión de facturación si entienden cómo los beneficia a ellos mismos, a su departamento y a la compañía. Estos beneficios deben describirse al introducir la política nueva o revisada para generar más confianza.
  5. Disponibilidad – Asegúrese de que los colaboradores tengan acceso a la política para que puedan revisarla y consultarla cuando sea necesario. Debe enviarse por correo electrónico y publicarse en la intranet de la compañía. También es útil que los colaboradores coloquen su firma electrónica en la política anualmente o siempre que se realicen actualizaciones.
  6. Preguntas e inquietudes – Los empleados pueden tener objeciones a la política, ya sea porque creen que consume tiempo o porque se resisten al cambio. Las compañías deben considerar los ajustes si las preocupaciones son válidas.
  7. Automatización – Como parte de la política de facturación de proveedores nueva o actualizada, las compañías también deben evaluar sus procesos de facturación actuales. Es necesario tener en cuenta que la implementación de nuevas tecnologías puede hacer que los procesos sean más eficientes mediante la automatización de la entrada de datos, el almacenamiento de documentos, la auditoría, el agilizar los flujos de trabajo, el apoyo al trabajo remoto, la reducción de errores y fraude, y el aumento de la visibilidad a través de cuentas por pagar (AP).

Ahora es el momento de que las PyMEs reconsideren la manera de hacer las cosas e implementen políticas y procedimientos nuevos y más eficientes. Es posible que revisar su política de gestión de facturación existente, o crear una política desde cero, no parezca un proyecto de gran impacto; sin embargo, puede proporcionar enormes ganancias en eficiencia a las compañías pequeñas que contribuyen a los resultados finales y al éxito a largo plazo.